内定辞退がメールは失礼なの?メールの送り方とテンプレートを紹介!

カテゴリ:就活とマナー
ES研究所 2018年07月15日
就職活動中の女性

はじめに

就活を進めていくと誰しも何社も選考を受けていく必要があるでしょう。

ですが複数の会社の選考を受けていると、自分の第一志望ではないところからも内定をもらうと言う機会に巡り会うことがあります。

行きたい企業ではないのに内定をもらった場合、どのように内定辞退をするべきなのか悩んでしまうかもしれません。

そうならないためにも、今回は企業側に悪い印象を与えないような内定辞退の正しい方法をご紹介します。

目次

  1. 内定辞退はメールと電話どっちが良いの?
  2. 内定辞退メールの送り方は?
  3. まとめ
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内定辞退はメールと電話どっちが良いの?

内定辞退の手段として一般的に就活生がよく迷われるのが、メールか電話のどちらが良いのかと言うことです。

基本的には明確な方法というのは定まっていると言うわけではありません。

ただ、企業の担当者と電話でのやり取りが選考中に一度でもあった場合には、一般的に電話の方が良いと言われています。

内定辞退というのは就活生にとっては何も思うことではないかもしれませんが、企業側にとっては予定していた採用人数に変動がでてしまうため迷惑な行為だと捉えられてしまいます。

そのために内定辞退をする場合は出来るだけ早く伝える必要があるのです。

そのために直接話すことができる電話が求められています。

採用担当者と電話が繋がり直接言うことができるとより早く伝えることができますよね。

万が一違う人が出た場合には、

大変恐縮ですが、内定辞退のご連絡をさせていただきました。採用担当者の◯◯さんに伝えていただけますでしょうか。

と言うように伝えましょう。

なぜ内定辞退することを言わないといけないのか?

内定辞退したい方の中には、無言でフェードアウトしてしまうという学生も多いようです。

ですが、最低限の社会人のマナーとして内定辞退の連絡も入れずにフェードアウトすることはよくないとみなされています。

理由としてはその会社と将来的にどこかでご縁がある可能性も考えられますし、社会人の常識ということで内定辞退を連絡することが一般的だと言われているからです。

いつまでに内定辞退を連絡するべきなのか?

最も好ましいのは事態を決めた段階ですぐに内定辞退の連絡を入れることです。

いつまでにという決まりがあるわけではありませんが、企業側にも急な欠員は負担となってしまうため、なるべく早くということを意識しましょう。

内定辞退メールの送り方は?

内定辞退をする場合には一般的には電話ですることがふさわしいと言われています。

ですが、電話がなかなか繋がらないという場合や、メールでしたいと考えている方も多いかもしれません。

最近は選考の連絡を全てメールなどのメッセージ機能を使って行なっている企業も多いため、そのようなところだとメールであっても構わないと考えられる場合も。

内定辞退とはやはり直接言いにくいことですので、就活生の多くはメールでできるだけ済ませたいと思うのが本音かもしれません。

そんなメールでの内定辞退の伝え方も抑えておきましょう。

内定辞退メール例

では内定辞退をメールで行うときに参考にできる例をご紹介します。

件名 「内定辞退のご連絡」

採用担当 ◯◯様

◯◯大学◯◯学部の◯◯(名前)です。

この度は採用内定をいただきありがとうございました。

このような嬉しいお知らせを頂きながら大変恐縮ではありますが、検討の結果、内定を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。

就職活動を通して自分自身のことも見え、真剣に考慮した結果別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳ございませんが内定を辞退させて頂きたく存じます。

貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにもかかわらず、このようなお返事となってしまった事、誠に申し訳なく思います。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げる次第です。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

内定辞退メールのポイント

このように内定辞退のメールを書いていきます。文章を作るポイントを4つのステップであげていきます。

①内定を辞退したいと言う結論から書くことを意識しましょう。(内定辞退という趣旨がはっきりとし、文章がわかりやすくなります)

②ダラダラと文章を書くのではなく、簡潔に理由を書きます。

③丁寧にお詫びを入れ、感謝の気持ちも忘れずに。内定辞退をしてしまったことに対する謝罪を丁寧に入れるようにし、そしてこれまで選考してくれたお礼を述べることも忘れないようにしましょう。

④万が一相手にメールを開封されないことになると厄介ですので、メールの件名も忘れないように。

まとめ

今回は就活での内定辞退の方法についてご紹介しました。

最近の就職活動は全てメールで済ますことも何かと多いですが、やはり電話の方が良いと言う前提で考えとおくことをお勧めします。