はじめに
就職活動を進めていくと面接などのスケジュール調整でミスが出てしまい、誤って面接日時を被せてしまうことがあります。
また、企業から提示された面接日時が他の企業の面接と被っている場面にも遭遇するなど、スケジュール調整が必要となることが出てくるでしょう。
今回は、もし面接日時が被ってしまった場合の日程変更のお願いをするマナーや、あらかじめ準備しておくことを紹介していきます。
万が一にも遭遇する可能性があるため、どのように対応すればいいのかを参考にしてもらって、実際の就職活動に活かしてみてください。
目次
面接日の変更は電話でお願いする
面接日時の調整や変更をする際、メールではなく電話で直接話すのが理想的です。
これは電話での直接的なやり取りの方がスムーズに対応できる理由に加えて、メールだとタイムラグが生じて希望通りの日程に変更することができないためです。
しかし、電話で面接日時を変更することは、採用担当者の心象を悪くするのではないかと不安になりがちであるため、なかなか勇気を出すことができないでしょう。
直接やり取りを行う際はいくつかのポイントがありますので、まずはそれらを紹介していくと同時に、参考にしてほしいと思います。
理由を聞かれたら？どう答えればいい？
面接日時の変更をお願いする場合、ほとんどの企業は理由を訊ねてくるでしょう。
中には聞いてこない場合がありますが、いずれにしても正直な理由を伝えることが理想的で、ゼミなどを理由にしても構いませんが、後にボロが出てしまう可能性があります。
他社との面接が被っていると話せば、相手からすれば第一志望ではないと思われて心象を悪くしそうですが、正直に選考が被っていることを伝える方が望ましいと言えます。
変更後の面接日程は必ず守る
面接日時を変更してもらえれば、必ずその日程は守るようにしてください。
新たに面接日時の変更をお願いすると、それは相手に失礼な行為となりますので、可能な限り1回の変更で済ませるようにしましょう。
新たに別の面接と被ってしまった場合は新しい予定を別日に調整するようにして、うまくスケジュール調整を進めるように心がけてください。
面接日変更の連絡を入れる前の準備
面接の日時を変更したい場合、無計画に電話をかけてしまうとスムーズな応対ができなくなり、相手にも迷惑をかけてしまうことから、電話をかける前に準備しておきましょう。
しっかりと準備をしておくことで、相手もスムーズに応対することができ、何も問題なく日程変更を行うことができます。
採用担当者も様々な業務を抱えながら新卒採用の仕事を行っていることを意識しながら、電話で落ち着いてお願いするようにしてください。
希望する面接日の候補を用意する
あらかじめ準備しておくのは、代わりの面接日程の候補を用意することです。
この時に注意してほしいのが、候補となる日程をピンポイントで伝えるのではなく、相手に選択権を委ねるということで、就活生は大雑把な日程を提示するといいでしょう。
例えば、
- ・「月・木はゼミがあるので、それ以外の日なら大丈夫です」
- ・「来週の午後からならいつでも空いています」
といった内容になります。
こうすることで、採用担当者は新たな面接日時の候補を提案しやすくなり、就活生にも都合がいい日程で面接日時を組むことができます。
そのため、電話をかける前に改めてスケジュールを確認しながら、他の選考の様子を鑑みて日程変更の希望日を調整するようにしてください。
電話での面接日調整の例文
面接日程の変更は相手に余計な手間を与えているため、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。
具体的な話し方や内容を例文にしてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。
「お忙しいところ恐れ入ります。○月〇日に面接の予定をしています××と申します。今お時間をいただいてよろしいでしょうか？」
「面接当日なのですが、別の企業の選考が進んでいる関係で伺えなくなり、もしよろしければ面接の日程を変更して頂きたいのですが？」
（いつでしたら大丈夫ですか？と聞かれた場合）
「来週中でしたら、午後からの時間帯はいつでも大丈夫です。」
（相手からの指定がある場合）
「それでは、△日でお願いします。」
（日程調整が終わったら…）
「ご迷惑をおかけして、申し訳ございませんでした。ご対応いただき、ありがとうございました。失礼します。」
まとめ
面接の日程が被らないようにうまくスケジュール調整を行うのは大変ですが、やはり予定がバッティングしないことが理想的と言えます。
しかし、複数の選考が進んでいると、どうしても日程が被ってしまうことがあります。
そんな時にも慌てずに、採用担当者に面接の日程を変更したい旨を伝えれば、何も咎められずに調整することができますので、余計な心配は必要ありません。
面接が被ってしまってもなにも対応せず、無断でキャンセルしてしまうことが大きな問題であるため、しっかりと連絡を取ってスケジュール調整をしてください。
