はじめに
世の中にはたくさんの仕事があり、それぞれ必要とされる能力や知識、磨かれていくスキルは違うものです。
ただそんな中でも唯一と言って良いぐらい、どの仕事でも必要とされるスキルがあるのです。
それが事務スキル。
一見すると地味で目立たないこのスキルがなぜどこでも使えるのか、ここで詳しく解説していきましょう。
目次
ワードやエクセルはどの職種でも必ず使う
事務スキルの代名詞的存在と言えるのが、ワード・エクセルなどのオフィスソフトのスキルです。
これらのソフトは、営業職であってもエンジニア職であっても必ず使う機会があるものです。
営業職であれば、クライアントに向けた提案書をワードで作ったりすることもあるでしょうし、エンジニアであっても設計図などはエクセルを用いて作るということが良くあります。
にも関わらず、これらのオフィスソフトの使い方を丁寧に教えてくれる会社はほとんどありません。
ほとんど使えて当たり前という認識になっていると言っても過言ではないでしょう。
いくら本業である営業やエンジニアとしての仕事が早くても、ここで手間取ってしまっていては、仕事全体のスピードはどうしても遅くなってしまいます。
一通りの業務をそつなくこなすためには、必須のスキルと言えるのです。
人から依頼をされるのは、事務作業が多い
仕事を進めていく中で、上司や先輩などから手伝いを頼まれることも多いでしょう。
「コピーをとって、資料をまとめておいてほしい」「手書きの構成案を元に、提案書として形にしてほしい」、こんな依頼は新人時代によくされます。
作業自体は決して難しくはないのでしょうが、そこでもやはり事務スキルを必要とされる仕事が多くなります。
そこで必要以上に時間が掛かってしまったり、相手が思うクオリティのものを出せなかった場合、本業の部分ではないにも関わらず、あなたの評価を下げるきっかけになってしまうかもしれません。
逆に「この資料は縦書きだから、右上をホッチキスで止めよう」といった細かな気遣いまでできるようになっていれば、周囲からの評価をグッと引き上げることができるかもしれません。
本業で結果を出すことはある意味当然の目標であり、できて当たり前の部分もありますから、こういった相手がそこまで大きな期待をしていないところでクオリティの高い仕事を返してあげることができれば、信頼を勝ち取りやすくなるでしょう。
タイピングスピードはそのまま仕事の早さに直結
また単純な話でもあるのですが、タイピングのスピードはそのまま仕事の早さに直結します。
メール一本作るのに10分かかる人と、5分で終わる人がいた場合、それを10年20年と続けていけば相当大きな差が広がることになります。
別にブラインドタッチを完ぺきにして、圧倒的なスピードを出せるようにしておく必要はありませんが、一文字一文字キーボードを確認して…なんてレベルにはならないように、日ごろからタイピングについては意識しておくのが良いですね。
こういった細かな努力の差が、積もり積もって大きな差へとなっていき、キャリアの描き方も大きく変わっていくのです。
まとめ
事務スキルは事務職の人に求められるスキルではなく、社会人全般に求められるスキルです。
一見すると地味で、あまり大きく評価をされないと思うかもしれませんが、その差は時間が経てば経つほどジワジワと聞いてきます。
まずはワードやエクセルに対する苦手意識を克服しておきたいですね。
さらに高度な技術を磨いておけば、また活躍できる範囲も増えていくでしょう。
学生時代にも磨いておける数少ない社会人スキルの一つですから、ぜひ早いうちから意識をし、チャンスがあれば積極的に学ぶようにしてみてくださいね。
