はじめに
就職活動をするとき、就職情報サイトからエントリーをしたり、会社説明会や合同企業説明会に参加したタイミングで個人情報を登録して、その後の本選考へと進んでいくのがオーソドックスなやり方です。
本選考や面接に進む際、各企業とのやりとりの方法として一番使うことになるのが「メール」でしょう。
メールは手軽なコミュニケーションツールではありますが、その分どうしても使い方が雑になりがち。
正しい使い方をしなければ、相手の印象を悪くしてしまうことすらありえます。
特に本選考に進んだ際に、最初に行うことになるであろう面接日程の調整メール。
これから本当の戦いが始まっていくにも関わらず、最初からつまずいてしまっていては、後の努力がすべて無駄になりかねません。
就職活動中に行う面接日程の調整メールに関して、気をつけたいポイントを紹介します。
目次
- メールの書き方が、面接でのあなたの第一印象になる
- クイックレスポンスが基本！24時間以内に必ず返信しよう
- 日程を打診する際は、複数日程候補を出して、企業に選んでもらおう
- 気遣いや配慮をメールに盛り込んで評価UPを狙おう
- 早く、簡潔な、マナーのあるメールで、就職活動を有利に進めよう
メールの書き方が、面接でのあなたの第一印象になる
就職活動においては、面接や履歴書であなた自身を見てもらうよりも前に、採用担当者と直接メールでやりとりをすることになると思います。
それはつまり、
見た目や雰囲気などが一切わからないメールの文面から、あなたの人柄や人間性をイメージされる
ということ。
基本的なビジネスマナーや文章を書く上でのルールが守られていないメール文面だったら、面接官はどう思うでしょうか？
面接当日、会場の扉を開ける前から、すでにあなたの第一印象はある程度決まってしまっているのです。
第一印象が良くないと、あとからそのポイントを取り返そうとしてもかなり難しい。
例えどんなに素晴らしい回答をしたとしても、相手に100％の好印象を持ってもらうことはできないでしょう。
たかがメール。
されどメール。
メールの書き方には、徹底的にこだわった方が良いのです。
クイックレスポンスが基本！24時間以内に必ず返信しよう
まずは返事をするスピードに気をつけましょう。
当たり前のことのようですが、意外とできていない人も多いのがこのクイックレスポンス。
就職活動を進めていくと、毎日色んな企業の説明会に参加したり、履歴書を作成したり、また大学の講義にも出ないといけなかったりと、かなり忙しくなってきます。
そうするとどうしても対応が遅くなってしまいがちですが、ここで諦めてしまってはNG。
メールの返信は、必ず24時間以内に行うようにしましょう。
ビジネスの世界においては、レスポンスが早いのはそれだけで高評価を得られます。
一部では、企画の内容よりも、企画を提案されるスピードが早かった方に発注する。
という企業もあるぐらい、スピードが勝負を分ける世界なのです。
実際、採用担当者も忙しく早めにスケジュールを確定させていきたいと思っているでしょうし、他の就活生との面接が進んでいる場合もあります。
なるべく早く返信をしていくことで、こちらの意欲の高さをアピールしつつ、面接官も前向きに対応してくれるようになるのです。
日程を打診する際は、複数日程候補を出して、企業に選んでもらおう
面接日程の調整の際、企業側から日程の打診があれば、その日程の中から自分の都合と合うものを選べば良いですが、逆に「希望日はありますか？」と聞かれてしまった場合には、意識的に気をつけなければいけないポイントがあります。
それは、
- ・複数日程で候補を出す
- ・その候補日はすべて、予定をあけておくようにしっかりとスケジューリングをしておく
ということ。
一つの日程しか提案せず、その日程で企業側の都合がつかなければ、調整をやり直さなければならず、無駄な工数が増えます。
またもし、こちらから日程を提案しておいて、それがダメになってしまっては、計画力のない人と思われてしまっても仕方ありません。
日程調整一つで、コミュニケーションが円滑にできる人材であるかどうかがわかる
のです。
気遣いや配慮をメールに盛り込んで評価UPを狙おう
採用担当者は何十人何百人という就活生の対応をしていかなければならず、会社の中でもかなり忙しいポジションの人です。
その背景を察して、メールに一言
- ・「いつもお忙しい中ありがとうございます」
- ・「お時間のある時にご確認ください」
など気遣いの文面があるだけで、とてもうれしい気持ちになるものです。
そうしたちょっとした心遣い一つで、あなたの印象をグッと良くすることができますので、相手の状況、気持ちを配慮したメール作成を心がけましょう。
早く、簡潔な、マナーのあるメールで、就職活動を有利に進めよう
メールの文章は、あなたの性格や人間性を色濃く反映します。
まずは基本であるクイックレスポンスを心がけ、相手に無駄な工数をかけさせずにスムーズなやり取りを行う。
その上で、ちょっとした気遣いや思いやりを演出できると、面接官の評価はグッと高まるはずですよ。
