1.はじめに
社会人になると切っても切り離せないのがビジネスメールです。
ところがメールの書き方というのは慣れないと難しいものです。
特に今は「LINE」などのチャット型コミュニケーションアプリしか触ったことがない方も多く、メールの使い方がわからない、という学生は非常に増えています。
一方で今働いている社会人の多くは学生時代もコミュニケーションツールはメールだったという人が多いです。
また社会人になってから毎日使いますのでメールは非常に慣れ親しんだものとなります。
つまりメールはできて当たり前、と思われているものですので、最低限はマナーを知っておく必要があります。
目次
メールに署名が必要な理由と載せるべき情報
メールを送る際にまず最初に用意しなければいけないのが署名です。
メールアドレスを見ただけでは誰からのメールか判別することができません。
場合によっては迷惑メールとして読まれないまま削除される可能性もあります。
自分がどこの誰か名乗るために署名は必要です。
営業で自分を名乗るために名刺を持っていくのと同じように、メールに名刺のように自分の情報を載せておくのです。
最低限載せるべき情報
署名に最低限必要な情報は
- ・「大学名」
- ・「氏名」
- ・「メールアドレス」
の3つです。
ちょっとした問い合わせなど、本文自体が短文の場合はシンプルに以下の様に作るのが無難です。
見本
〇〇大学 〇〇学部
見本 太郎
mihontaro＠aaaaa.com
より詳しい情報を載せる場合
また面倒ですが、各企業ごとの自分の応募者IDを載せておくとより良いでしょう。
何万と応募者がいるので同じ大学同じ学部に同姓同名がいる可能性もあります。
そのため採用担当は大学や氏名の他に送信元のアドレスなどをキーとして応募者を特定します。
IDの記載があると特定しやすいので問い合わせの返信も比較的早く受け取れる可能性があります。
また、大学のOBOG訪問や人事への謝礼のメールは文章も長文になる場合があります。
そういう時にはバランスを見て署名もしっかりしたものにすると格好が良いかもしれません。
見本
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
見本 太郎 Mihon Taro
mihontaro＠aaaaa.com
090−0000−0000
メールの初期設定に署名をいれよう。
そうは言っても、普段ラインなどのチャットアプリを使う時には署名を使う事はまずないので、ついつい署名をつける事を忘れてしまう方も多いようです。
せっかく作った署名も使わなければ意味がないですね。
簡易的なもので構いませんので新規メールには署名を自動で差し込むという設定を予めしておくと良いでしょう。
スマートフォンのメールアプリでも設定が可能です。
就活以外のメールを送る時に一々削除するのは面倒かもしれませんが、忘れたまま送信してしまうよりはましなのではないでしょうか。
またiPhoneのメールアプリを使っている場合、署名の代わりに「iPhoneから送信」という文言が自動で差し込みされる設定になっている場合があります。
就活ではこの文言は不要ですので署名に変更しておく事をオススメします。
署名はメールにのせる身分証明
先述の通り、署名は失礼のないように名乗るためのものですが、自分が損をしなためにも絶対必要です。
例えば選考に関してメールで問い合わせたとします。
採用担当はあなたに間違った情報を伝えないために、あなたの登録情報や選考状況を確認してから返信をします。
誰からのメールかわからない場合はまず個人を特定するための情報を教えてくださいと企業から返信が来るはずです。
それが締め切り前など急いで返信が欲しい内容だったらどうでしょうか。
無駄なキャッチボールはお互いにとってストレスとなります。
最初は署名に違和感を覚えるかもしれませんが、メールに載せる身分証明のようなもので、ビジネスメールでは当たり前のマナーですので今のうちから慣れておくと良いでしょう。
