はじめに
就職活動を行っていると企業宛にメールを送る場面が出てきますが、件名をどう書けばいいのか分からないという悩みに直面します。
学生であるうちはメールの件名について意識することはありませんが、ビジネス社会において件名は重要な意味を担っています。
そこで今回は、就職活動で送るメールの件名はどうように書けばいいのかを紹介していきますので、実際に悩んでいる方は参考にしてみてください。
目次
就活において企業へメールを送る際は必ず【件名】を入れよう
就職活動で企業にメールを送る際、「件名」は必ず入れるようにしましょう。
ビジネスシーンにおいて件名をつけてメールを送ることは基本的なマナーであり、当たり前のことです。
企業の採用担当者は就活生と日々メールでやりとりしています。件名を入れ忘れると「マナーが身についていない」とマイナス評価につながってしまう可能性があります。
また、企業によっては件名がないメールは自動的に迷惑メールフォルダに入ってしまうことも。これから社会人として働く上でも件名を入れることは基本なので、メールには必ず件名をいれるようにしましょう。
件名を書き忘れて送信してしまった場合はどうする？
では、件名を書き忘れて送信してしまった場合はどうすればよいでしょうか？
その場合、速やかに件名を入れ直して再送するのが良いでしょう。
再送するときは、件名には「再送」や「訂正」と記載し、本文の冒頭には謝罪文を添えておくことをおすすめします。 件名の記載がないと企業に読んでもらえない可能性があるため、間違ってしまった旨を素直に謝った上でメールを書き始めるようにしましょう。
企業へメールを送る際の件名の書き方
ここからは、企業へメールを送る際の件名の書き方について解説します。
メールは社会に出てからも頻繁に使うツールなので、これから解説する内容を参考に、メールにおける基本的なマナーを身につけておきましょう。
メールの要件を簡潔にまとめる
まず、メールの要件はできるだけ簡潔にまとめましょう。- ・OB・OG訪問のお礼
- ・面接当日に関する質問
- ・面接日調整のお願い
上記のように、件名だけでどんな内容のメールなのかを判別できる状態が理想です。
件名が長くなりすぎると内容が分かりにくくなるため、10文字前後を目安に企業側に伝えたいことを端的に書くようにしましょう。
【】で大学名・名前を記載する
就活をする上で意識して欲しいのが、件名に「大学名」と「名前」を記載することです。
就活では何百人、何千人の学生とやり取りをするため、採用担当者は「誰からのメールなのか」を確認するのに手間や時間がかかってしまいます。
「面接候補日のご連絡（大学名・フルネーム）」のように差出人が誰なのかを記載することで、すぐに対応してもらいやすくなるでしょう。
＜パターン別＞就活メールの件名例
ここからは、以下の4つのパターンにおける件名例を紹介していきます。
- ・企業へお礼メールを送る場合
- ・企業へお詫びメールを送る場合
- ・企業へ質問メールを送る場合
- ・その他のメールを送る場合
コピペすればすくに活用できるので、ぜひ参考にしてください。
企業へお礼メールを送る場合の件名例
- 採用面接のお礼（〇〇大学・フルネーム）
- インターンシップのお礼【〇〇大学・フルネーム】
- OB訪問のお礼【〇〇大学・フルネーム】
このように、何に対するお礼であるのかをしっかりと記載するようにしましょう。
企業へお詫びメールを送る場合の件名例
- 説明会欠席のお詫び【〇〇大学・フルネーム】
- 内定辞退のお詫び【〇〇大学・フルネーム】
お詫びメールを書く場合も抽象的な文言は避け、具体的でかつ簡潔に件名を書くことを意識しましょう。
企業へ質問メールを送る場合の件名例
- 【ご質問】説明会参加時の服装について（〇〇大学・フルネーム）
- 説明会の持参物について（〇〇大学・フルネーム）
質問メールに関しては特に文章量が長くなりやすいので、「何」についての質問かを端的に件名に記載するようにしましょう。
また、質問に返信してくれた方へのお礼のメールも忘れないようにしてください。
その他のメールを送る場合の件名例
- 面接日程変更のお願い（〇〇大学・フルネーム）
- エントリーシート送付について【〇〇大学・フルネーム】
面接の日程変更や何かを送る際も、上記のような文言で簡潔に件名を作成してください。
企業へ送るメールの件名作成時の注意点
ここからは、企業へ送るメールの件名作成における注意点を解説します。
就活生が見落としがちな点もあるので、件名作成時は気をつけましょう。
挨拶のみ・名前のみで送らない
まず、多くの就活生がやってしまいがちなミスが、挨拶や名前のみで企業にメールを送ってしまうことです。
件名が挨拶だけでは内容が分かりづらく、シンプルすぎるので重要度が伝わりません。
したがって、挨拶は本文で書くようにし、一番伝えたいことを件名に記載するようにしましょう。
企業からのメールに返信する場合は件名を変えない
企業が発信したメールに返信する場合は、件名を変えないようにしましょう。
返信する際には件名にReがつきます。件名を変えるとこのReが消えてしまい、新規メールと返信メールの区別がつかなくなってしまいます。
企業発信のメールへの返信は、指定がない限り件名を変える必要はありません。
長いラリーの際は適度にReを消す
企業と長いやりとりになった場合は、件名のReを適度に消すようにしましょう。
何度かやりとりを重ねると、Reがいくつも連なってしまい、件名が読みにくくなってしまいます。
したがって、件名へのReの表示は3回程度に留め、それ以上続く場合にはReを必要に応じて削除してください。相手が件名が読みやすくなるよう、配慮するようにしましょう。
まとめ
本記事では、就活で送るメールの件名について以下の内容を解説してきました。- ・企業へメールを送るときは件名を簡潔に書く
- ・件名には用件・大学名・氏名を記載する
- ・企業からのメールに返信するときは長いラリーの際を除いて件名を変えない
件名を書くことは就職して社会人として働くようになってからも当たり前のマナーであるため、就職活動の段階から正しく使えるようにしましょう。
そして、送信前には件名が入っているかを確認する癖をつけるのがおすすめです。
