はじめに
就職活動を行っていると企業宛にメールを送る場面が出てきますが、件名をどう書けばいいのか分からないという悩みに直面します。
学生であるうちはメールの件名について意識することはありませんが、ビジネス社会において件名は重要な意味を担っています。
そこで今回は、就職活動で送るメールの件名はどうように書けばいいのかを紹介していきますので、実際に悩んでいる方は参考にしてみてください。
目次
件名を書く必要はあるのか？
就職活動で送るメールには件名が必要なのでしょうか？
件名は最初に目にする部分であるため、何も書かれていなければ読まれずにゴミ箱へ捨てられてしまう様子がビジネスシーンで一般化されています。
本文に重要な内容が書いてあったとしても、件名の有無によって読む優先度が大きく変わってくることから、メールには必ず件名を書き加える必要があります。
迷惑メールに振り分けられる可能性がある
使用しているメールソフトにもよりますが、件名がないメールが送られると自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられることがあります。
中にはウイルス対策として添付データを開けないようにしている場合もあり、いずれにしても件名は書かなければならないことが分かるでしょう。
実際にGmailなど使用していると、件名がないメールを開くかどうかと聞かれれば、大半の人が開かないと答えるはずです。
これは就活生だけでなく、社会人の人にも言えることであるため、相手にメールの内容を読んでもらうためには件名を必ず書かなければなりません。
どうやって件名を書けばいいのか
件名の重要性について理解しても、実際にどんな内容を書けばいいのか分からないと悩んでいる就活生が多いでしょう。
そこで、件名の書き方について紹介していきます。
件名として相応しい内容はどんな文章なのか、また就活生が送ったメールであることを知らせるテクニックなどを挙げていきますので参考にしてみてください。
本文の内容をまとめる
件名を書くにあたっての基本は、
本文の内容を一読して理解できるようにすること
です。
目安としては10文字前後の文字量となり、件名が長くなり過ぎると内容が読み解きづらくなるため注意しましょう。
どんな内容のメールであるかを知らせることが重要で、例としては以下のようになります。
- ・OB・OG訪問のお礼
- ・面接当日に関する質問
- ・面接日調整のお願い
このような件名を書くことによって、採用担当者もどんな内容で送られてきたのかがひと目で判断でき、返信しなければならないと意識させることができます。
あまり難しく考える必要はなく、端的かつストレートな内容にすることが件名を書くうえでのポイントと言えるでしょう。
冒頭に墨付き括弧で大学名・名前を記載する
件名を端的かつストレートに書くことは当然ながら、就職活動で送るメールであればもう一つテクニックを加えたいところ。
そのテクニックとは、
送信者の大学名・名前を件名に付け加える
ということです。
書き加える必要はありませんが、大学名・名前を加えることによって差出人が誰なのかを知らせることができ、不特定多数の応募者からの問い合わせメールの中から記憶に残るメッセージにすることができます。
- ・OB・OG訪問のお礼（○○大学 山田太郎）
- ・【○○大学 山田太郎）】面接日調整のお願い
このように、括弧付きで就活生の情報を添えると見栄えが良くなり、墨付き括弧を使用すれば強調することもできます。
注意してほしいのが、使用するのはあくまで括弧であり、「※」や「＃」など記号を使うことで、重要なメールだと勘違いさせてしまう恐れがあります。
ビジネスシーンでも重要な取引メール以外では記号を使わないため、就活生である以上は記号ではなく括弧を使用することを心がけてください。
まとめ
メールの件名は難しく考える必要がなく、ストレートで直接的な内容で問題ありません。
件名とはどんな内容のメールが送られているのかを知らせるためのものであることから、長すぎる内容で分かりにくくならないように気を付けましょう。
また、件名を書くことは就職して社会人として働くようになってからも当たり前のように使う基本的なマナーであるため、今のうちから正しく使えるようにしてください。
そして、メールを読んでもらうためには件名を書くことが必須条件であるため、送信前に忘れずに入力できているかどうかもチェックするようにしましょう。
