電話で内定辞退の連絡を入れて正しいマナーとは
内定辞退の連絡を入れたい時、どんなことを話せばいいのか悩んでいませんか？
「内定辞退の理由って何を言えばいいの？」
「電話でいいのか？どんな風におわびすればいいの？」と、分からないことも多いかと思います。
多くの人が難しいことと見ている内定辞退の連絡ですが、実はポイントとマナーさえ押さえていれば、問題なく進めることができます。
ぜひポイントとマナーを押さえてもらって、堂々と自信をもって内定辞退の連絡をしてみてください。
目次
内定辞退を電話連絡で行うポイント
内定辞退の連絡でなくても、企業に電話を入れることは緊張しがちです。
しかし、どんな理由でも緊張する必要はなく、ほんの数分の時間を相手と話すだけですので、終わってみればあっけなかったと感じるでしょう。
スムーズに内定辞退の連絡を入れるには、いくつかポイントがありますので、その内容を紹介していきます。
相手の都合を確認しよう
とにかく大事なのは、自分が焦ってしまわないことです。
相手が電話に出たら自分が何者なのかを伝えて、採用担当者の都合を聞いてみましょう。
すぐに取り次いでくれる場合もありますが、業務が忙しい時には改めてかけ直すと言われることもあり、その場合は自分から都合のいい時間にかけ直すと伝えることが大事です。
相手から都合のいい時間を聞いた後、改めてかけ直してみましょう。
結論からハッキリと述べる
内定辞退の意志を伝えるのに余計な前置きは不要です。
採用担当の人と電話がつながれば、はっきりと「内定辞退の連絡」ということをハッキリと伝えることがとても大事になります。
例文としては以下のようなものになるかと思いますが、話しやすいようにアレンジを加えてみてください。
「先日は内定のご連絡を頂き、心より感謝しております。せっかくの内定を頂いた身で心苦しいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました」
電話で内定辞退の連絡を入れる際のマナー
電話で内定辞退の連絡を入れるのはマナー違反では？と思っている人も多くいるかと思いますが、いち早く辞退の意志を伝えるには最適であり、メールなどでは読んだかどうかが分かりません。
また、直接謝罪することができるのも大きな理由で、万が一に相手から怒りを買ってしまってもその場で対応することができるというメリットがあります。
そんな時にキチンとした話し方やマナーを押さえておけば、問題なく電話を終えることができるため、何が大切なのかをしっかりと理解していきましょう。
街中など騒がしい場所で電話をしない
内定辞退の連絡を入れる以外にも、相手に電話をする際には静かな環境でかけることを意識しましょう。
街中だけでなくカフェの中など、周りがガヤガヤとしている場所で電話をすると、相手は話している内容を上手く聞き取ることができません。
自室や電話ブースなど静かでノイズが入りにくい場所で電話をかけるようにすることも、相手に連絡を入れる際の大切な心掛けとなります。
電話を切る間際もおわびをする
電話を切る間際にも、しっかりと謝罪の気持ちを伝えましょう。
- 「大変ご迷惑をおかけしました」
- 「お忙しいところ失礼しました」
といった文言を最後に加えるだけで、印象は大きく変わるものです。
また終話ボタンを押す際にも、相手が電話を切る音が聞こえてから静かに電話を切るのがマナーとなるため、早く電話を済ませたい一心で電話を切るのはやめましょう。
後日、おわび状を書いて送付する
電話で内定辞退の意志を伝えるだけでは終わりません。
入社承諾書や内定承諾書を出した後に内定を辞退する場合は、相手方に大きな迷惑をかけている事実があることから、おわび状を送付すると丁寧になります。
まだ承諾以前であれば電話だけの連絡でも問題ありませんが、やはり同様におわび状を送付しておくとより良いでしょう。
内定辞退の理由をしっかりと考える
内定辞退の連絡をする前に、あらかじめ内定辞退の理由を考えておきましょう。
相手から理由を聞かれない場合は話す必要がありませんが、たいていの企業であれば内定辞退の理由を聞いてくるはずです。
どうしても理由を考えることができない場合は、以下の内容を参考にしてもらって、スムーズに話せるようにしてみてください。
職種を理由にする
職種を理由にすることで、相手には納得する内容を伝えることができます。
連絡先の企業では志望する職種とは別の職種での内定が決まっている場合に使うことになり、たいていは問題なく話が進んでいくでしょう。
業界を理由にする
もし内定をもらった企業とは別の業界へ進みたいと考えているなら、その気持ちを正直に伝えることも一つの手になります。
「別の業界に適性があるのではと感じました」と伝えれば、話し相手を傷つけることなく話を終えることができるため、内定辞退の理由としては最適なものと言えるでしょう。
自身の適性を理由にする
もし同業他社へ進もうとしている場合は、どうしてもその事実を伝えにくいものです。
「自身の適性を見つめ直した結果、別の会社との縁を感じた」といった内容で切り込み、最後に辞退することをおわびしましょう。
その際に就職先となる企業を聞かれなければ、特にこちらから答える必要はないため、内定辞退のおわびの気持ちを込めて話すことを心がけてください。
緊張せずに誠意を込めて辞退の理由を伝えよう！
内定辞退の連絡を入れるのは後ろめたさがあって緊張するものですが、ほんの数分話すだけで終わることであるため、堂々とハッキリ話すよう心がけてください。
オドオドした様子で話せば相手の怒りを買ってしまう結果となるため、事前に何を話すのかを整理したうえで電話をかけましょう。
何を話すのか、またどのようにして話せばいいのかを押さえていれば難しいことではないため後は堂々と採用担当者と話すだけとなります。
