はじめに
大学の講義中や電車の中など、電話に出られないシチュエーションはいくつもありますが、就職活動では電話を無視することができません。
出られない場合は必ず折り返しの電話を入れるのが基本的なマナーであり、就職活動中であれば知らない電話番号であってもかけ直したいところ。
しかし企業相手に電話をするのはとても緊張することで、何を話せばいいのか分からないという人も多くいるのではないでしょうか。
そこで、企業に折り返しの電話を入れる時のマナーやポイント、気を付けるべき点などを紹介していきますので、参考にして心に余裕を持ってみてください。
目次
不在着信に折り返しの電話を入れるのは基本的なこと！
企業から電話には説明会や面接の案内、時には内定の連絡が主となっているため、就職活動中は電話に意識を傾ける必要があります。
中には留守番電話が入っている場合があり、その場合は速やかに折り返しの電話を入れたいところです。
しかし慌てる必要は全くなく、必ず電話をかける準備をして落ち着いてから折り返しの電話を入れるようにしていきましょう。
メモの準備をする
折り返しの電話を入れる時だけでなく、電話を入れる前には必ず筆記用具やメモ帳など、話している内容を控えられる準備をしておきましょう。
電話では意外に多くの情報が伝えられることが多いため、面接の日取りや時間帯、どこに伺えばいいのかなどをメモするように心がけてください。
また、留守番電話が入っていた時はあらかじめその内容をメモしておけば、スムーズに応対できるだけでなく、やり取りの重複を避けることもできるためおすすめです。
静かな場所で電話をする
電話をかけるにあたって注意したいのが、周りが騒がしくない静かな環境で話すことです。
例えば食堂や街中など、騒がしい場所で電話をすれば相手の話している内容を聞き取ることが難しくなり、相手側もノイズが多くて内容を確認できません。
そのため、電話を入れる際は静かな室内か人通りの少ないところで行いましょう。
時間帯に気を付ける
意外に忘れがちなのが、電話をかけ直す時間帯を意識し忘れることです。
お昼前後の時間帯や就業時間が過ぎた後など、就活生はつい自分勝手な都合で電話を入れてしまいがちです。
一般的に折り返しの電話を入れやすいのは10：30～12：00、14：00～17：00の時間帯となっていますので、相手に気を使った時間帯に電話をかけるようにしてください。
言葉遣いを意識しよう
就活生といえども、社会人の一人であることは変わりありません。
電話をかけて相手が出た際に「もしもし」と話しかけるのはご法度で、必ず「お忙しいところ恐れ入ります」と話すように心がけてください。
丁寧な言葉遣いで話すことは基本的なマナーであるため、特に意識しましょう。
これは就職活動だけに限らず、就職して働きだしてからも同様のことであるため、今のうちから完璧にできることが理想的です。
自分から名前を名乗る
基本的なことになりますが、相手が電話に出た時は必ず名前と大学名を名乗りましょう。
採用担当者は一人の学生を相手にしているわけではなく、その他にも多くの学生とのやり取りを行っていることを忘れないでください。
「どちら様でしょうか」と聞かれると相手に余計な時間をかけさせてしまうことから、必ず自分が誰なのか、どういった要件で電話をかけたのかを最初に伝えるようにしましょう。
確認の復唱を忘れずに
最初にメモを取ることを推奨しましたが、それでも聞き間違いなどが起こっている可能性があるため、重要な内容については復唱するように心がけてください。
面接の案内であれば、日時・場所などが伝えられると思いますが、担当者の発言内容を復唱しながら互いに確認するようにしましょう。
聞き逃したり内容を忘れてしまったり、後日に改めて電話を書けてしまうと、担当者に「話を聞いていない」と悪い印象を与えてしまいます。
そうならないためにも、メモを取りながら内容の復唱、電話の最後にも確認するなど、念には念を入れた応対を意識してください。
まとめ
できる限り不在着信にすることなく、着信が入れば速やかに対応したいところですが、様々な事情によって電話に出られない場合があります。
そんな時にも慌てることなく、まず電話をしていい時間帯なのかを確認したうえでメモの準備を行い、静かな場所で折り返しの電話を入れるようにしましょう。
また、相手が電話に出た時も落ち着いて丁寧な言葉で話すことを忘れず、面接日時など重要な内容に関しては復唱するようにして、間違いがないように確認してください。
就職活動のみならず、これらは社会人としても当たり前のマナーであることから、今のうちから完璧にできるようにしておきましょう。
