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メールには必ず「件名」が必要
就活を始めるとどうしても企業にメールを送らなければならない場面に出会います。
あなたはビジネスメールのマナーをどのくらい知っているでしょうか。
例えばメールには必ず件名をつけなければいけない事は知っていましたか？
件名が必要な理由はいくつかありますが、そもそも空欄で送ってしまうと、迷惑メールと判別され読んでもらえないことありえます。
なぜ件名が必要なのか
ではなぜ件名が必要なのでしょうか。
それは何十通と並んでいるメールの中から必要なメールを探したり、メールを確認する優先順位をつけるためです。
多くの職種でメールは仕事に欠かせないツールで、メールを毎日何十通と受け取ります。
一方で1日中メールボックスに注目しているという人は中々いません。
営業であれば外回りの間はPCから目を離します。
採用担当でも説明会などの間は同じようにPCを見ることができません。
内勤だとしても会議などでメールチェックできない時間はあります。
席に戻ってきたら未読のメールが何十通も来ている、そんな時一々メールを開けて読んでいくのは難しいです。
そのため件名を見て優先度を判断して仕事を片付けていきます。
つまり、どんな要件なのかを件名で伝える必要があるのです。
内容のわからない件名では一々確認しなければ要件がわからないので嫌がられる上に、後回しにされてしまう事も多いです。
また、その場ですぐには回答できない質問があれば、人事内で検討する事もあります。
いざ方針が決まってあなたに返信したい時に、メールが埋もれて探すのが困難という事も往々にしてあります。
そんな時件名を検索キーとして探すのはとても便利です。
問い合わせをしたい時
そうは言われてもどんな件名をつけたら良いかわからない、という人も多いのではないでしょうか。
いくつか例を挙げるので参考にしてみてください。
良い例
- 「問い合わせ 選考日程について」
- 「質問 適性検査について」
悪い例
- 「ご担当者様」
- 「至急」「ご確認お願いします」
悪い例の件名では要件を判断できないですね。
また、あなたにとっては「至急」知りたい事でも、採用担当にとって同じだけの急ぎ案件かはわかりませんので、件名に入れる事はオススメしません。
良い例では件名を見ただけで、あなたが何について知りたいのかがわかります。
それによって採用担当は、すぐに返信できる内容なのか、人事内で検討が必要な内容なのか、判断する事が出来ますので、お互いに無駄な時間を消費することを避ける事ができます。
お礼を送る時
面接や面談のお礼など、返事を必ずしも必要としないメールでも件名に工夫が必要です。
良い例
- 「お礼 ◯月◯日 就活太郎」
- 「面接のお礼」
悪い例
- 「ありがとうございました」
- 「ご一読下さい」
お礼メールが問い合わせと少し異なる点は、相手にじっくり読んでもらう事が大切だと言う事です。
忙しい中、「ご一読下さい」という件名だから、と思って開いたらお礼メールだった…
これではどんなに丁寧なメールでも印象は良くありません。
メールは受け手のタイミングで中身を確認できるのも便利なポイントです。
例えば仕事が一息ついた時にゆっくり読むのと、忙しい中サッと読むのとでは、あなたの熱意の受け取られ方も違うでしょう。
また、面談中に聞きそびれた質問などがある場合でも、ゆっくり読んでもらえた方が、丁寧な回答をもらえる場合が多いです。
困った時は
メールに件名が必要な理由がわかりましたか？
普段メールを使い慣れていない方にとっては件名の存在を忘れてしまうこともあるかもしれません。
例をいくつか挙げてきましたが、会社によって独自の慣習がある場合も多く、一概にこれと言った正解はありません。
ですから、
- ・まず最初に件名を入れる事
- ・送信前に内容と共に件名が入っているか確認する事
この2点の癖付けをするのが大切です。
意図的にどんな件名をつけたら良いかわからないから空欄、というのは最もやってはいけない事です。
