エントリーシート研究所「了解です」とか言ってない？これだけはおさえておきたい電話の掛け方・受け方マナー

1.はじめに

こんにちは！エントリーシート研究所の伊藤です。インターン先で電話応対をよく任されるのですが、はじめは思うように敬語での表現が出てこず、苦労していました。そこで今回は、就活にも絶対使える”話すときの敬語表現”についてお伝えしていきます。

スマートフォンに、見知らぬ番号から着信が。「…もしもしぃ？」なんて、不審そうに出てしまってはいませんか？確かに知らない人からの着信は怖いとは思いますが、就活が始まると、企業やOB社員からほぼ毎日のように電話が来ます。実は、電話での受け答えがきちんとできているかどうかは、意外と見られているポイントでもあります。理由は、学生の「素」が一番出やすくなるのが電話がかかってきた瞬間だからです。企業の方は、お仕事の合間を縫って時間を作り、合格通知や面接日程調整について、学生に電話しています。電話を掛けるのも彼らからすると大きな時間的コストなのです。失礼だと受け取られかねないような態度は避け、自然な範囲で明るくハキハキと対応すべきでしょう。次の章で、よく使う敬語表現をお伝えしていきます。

3.就活鉄板フレーズ

それでは、よくある電話の流れを【着信編】と【発信編】に分けて、就活に必ず活きるフレーズとコツをお伝えしていきます。

【着信編】

学生「はい、○○です。」← ① 必ず名乗る！
企業「□□社の●●と申します。先日は当社の●●選考にお越しいただきありがとうございました。選考の結果、○○さんは通過されたので、その旨ご連絡いたします。」
学生「ありがとうございます。」
企業「それでは、次回選考の日程を調整したいのですが、△月△日△時からはご都合いかがでしょうか？」
学生「△月△日△時ですね。その日時で問題ございません。」← ② 大丈夫ですは△！
企業「それでは、△月△日△時に当社へお越しください。最後に何か不明な点はありますか？」
学生「当日の持ち物は何かございますか？」←③ 日時・場所・持ち物のいずれか不明な場合必ず確認！
企業「この後お送りする予約表にも記載しますが、当日は履歴書をお持ちください。」
学生「かしこまりました。ありがとうございます。」←④ 承知は＜かしこまりました＞
企業「では、お会いできることを楽しみにしています。どうぞよろしくお願いいたします。」
学生「当日はよろしくお願いいたします。失礼いたします。」
⑤ 先方が切ったことを確認してから切る！！

～大事なポイントおさらい～
① ビジネスでは、まず自分から名乗ることが鉄則です。元気よく名乗りましょう。
② 「大丈夫です」はくだけた印象を与えてしまいます。「問題ございません」「参加いたします」等がベターです。
③ 緊張のために聞き逃してしまう場合もあるので、日時・場所・持ち物はきちんと確認しておきましょう。
④ 「わかりました」「了解です」は砕けた印象です。「かしこまりました」がベターです。
⑤ 電話が切れる音が先方に聞こえないよう切りましょう。

【発信編】

先方から着信があり、折り返して電話をする場合

① 電話前に担当者の所属部署と名前を確認！
② 電話を掛ける時間に配慮！（朝10時～11時又は14～16時頃が理想）

企業「お電話ありがとうございます。●●社の○○が承ります。」
学生「お忙しいところ恐れ入ります。□□大学の□□と申します。△△部の△△様から○時頃お電話を頂き、折り返しご連絡致しました。」
企業「折り返しお電話ありがとうございます。少々お待ちくださいませ。」
学生「かしこまりました。」

＜担当者在席の場合＞

企業「お電話代わりました。△△部の△△です。」
学生「お忙しいところ恐れ入ります。□□大学の□□と申します。先ほどは不在にしており申し訳ございませんでした。折り返しお電話いたしました。」← ② 再度名乗る！

＜担当者不在の場合＞

企業「申し訳ありませんが、△△はただいま席を外しております。」
学生「かしこまりました。それでは改めてご連絡したいと思います。何時ごろお戻りのご予定でしょうか。」← ④ かけ直すのは基本的に自分から！

以下は着信編と同じ流れで進んでいきます。

～大事なポイントおさらい～
① 名前だけでは同性の方がいらっしゃることがあります。所属がわかる場合控えておきましょう。
② 急ぎの場合を除き、一般的に「始業まもなく、昼休憩、終業間際」は避けるべきです。朝10時～11時又は14～16時頃が良いでしょう。
③ 電話相手が代わった際は再度名乗りましょう。
④ 基本的に、相手の手を煩わせないようこちらからかけたほうが良いでしょう。

4.まとめ

いかがだったでしょうか。たかがマナー、されどマナーです。電話を受ける際は「最後に復唱」を忘れずに行うと誤解が生まれにくく安心です。また、電話をかける際は、「名乗る、要件の概要を伝える、担当者につないでもらう」の流れをきちんと整理してからかけるとスムーズに伝わりますよ。早い段階からマナーに気を付けて、周りと一歩差をつけましょう！