もくじ
1.はじめに
このページでは『グループディスカッションの書記の役割と果たし方』について解説する。ここでは
- 『グループディスカッションにおける書記の役割とは何か』
- 『グループディスカッションでの書記の役割はどう果たせばいいか』
を理解してもらえればと思う。
２.グループディスカッションにおける書記の評価
書記の役割についただけでは評価はされない。書記という役割を果たすことで議論に貢献してはじめて評価される。そのためには、書記という役割がどのようなものかを分かり、どうすればその役割を果たせるのかを分かり、実践する必要がある。次に解説する『可視化』に強みを持つならば、積極的にこの役割を引き受けて議論に貢献することをおすすめする。
３.グループディスカッションにおける書記の役割
グループディスカッションにおける書記の役割は『議論の可視化を通じ、議論の前進に貢献すること』に他ならない。
議論は「会話」によって行われる。会話は「音」によって行われるため、交わされた情報が消えてしまい残らない。そこで、書記はこういった情報を記録し、あとから視覚を通じて情報を読み起こすことが出来るようにする。
また、言葉や会話は聴覚を通じてあくまで意見という「情報を他者に伝えるための手段」に過ぎない。視覚を通じて情報を伝えることでより伝わりやすくなることが期待されるから、書記はチームで交わせれる議論を可視化し、論点や合意点をより明確にすることで議論の前進に貢献する。
しかし、書記の役割を担ったからといって自分の主張を議論に展開しないとグループディスカッションでの評価は落ちる。皆の意見を受動的に記録・整理する役割に加え、議論の参加者として、『自分はこう思う』という持論（自分なりの意見）を議論に発信できなければ議論における基本的な介在価値を失うことになるからだ。
４.書記の役割を果たすためにやるべき３つのこと
書記の役割である『議論の可視化』を通じて議論に貢献するためには、書記は
- １．議論のアウトラインを示す
- ２．議論の小論点と小合意を記録する
- ３．議論を構造化し整理し共有する
という３つの行動を遂行する必要がある。
１．議論のアウトラインを示す
議論の冒頭には『時間配分の計画』が行われる。時間配分の計画を行うには、チームの結論を導くのに必要な一通りの論点を洗い出す必要がある。議論を円滑にすすめ、かつ、有限な時間内に結論にたどり着けるように常に『残タスク』を意識して議論が行える様に、書記はこの洗いだした論点をどのような順番で議論していくのかを最初に可視化しておく。
この時、ピラミッドストラクチャー等を参考に、議論する論点の位置関係もある程度明確にしておくことで、論理性を評価者にアピールし、その後の議論を円滑にすすめることに貢献できる。
２． 議論の小論点と小合意を記録する
議論は『音』という手段をベースにすすむため、記録に残らない。そこで、書記は議論における重要な箇所を『文字』や『図表』という情報を通じて記録に残す（貯蔵する）必要がある。これにより、議論の後半に前半の議論を振り返ることが出来るようにする必要がある。議論後半で前半を振り返ることで議論の一貫性を保ちやすくなる。
- ■ 論点
- ■ 前提条件の合意
- ■ 用語定義の合意
等を再共有して議論を修正することができるからだ。
書記が記録しておくべき情報は
- ■ 論点
- ■ 論点に対するチームでの結論
- ■ その根拠
- ■ すりあわせた用語定義
- ■ すりあわせた前提条件
等である。いずれも、議論の後半において収束していく結論が、
- ■ 人によって意味や捉え方が変わってしまう
- ■ 時と場合によって納得感が損なわれる
といった事態を防止するうえで重宝する。
３．議論を構造化し整理し共有する
グループディスカッションでは、複数の人間の意見が『音』という聴覚でしか捉えられない手段を通じてやりとりされる。これを、書記は紙やホワイトボード等に『文字』や『図表』を用いて、『構造的に可視化』しなければならない。
構造的に可視化するとは
- ■ 論点や議論をMECEに要素に分解し、
- ■ それぞれの要素の関係性を考えること
である。
これを行うことにより、
- 「今本当にチームで議論すべき論点は何なのか？」
- 「合意に至るにあたって、不足している情報や前提は何なのか？」
- 「結論の意味をあやふやにしている議論が足りない言葉の定義はどれか？」
といったことが分かりやすくなり、また、チーム全員の合意も得やすくなる。
書記はこの『構造的に可視化する』という行為を通じて、
- ■ 議論を停滞させている要素の明確化
- ■ 結論の納得感を高めるための残論点
等を明確にすることで、議論に貢献しなくてはならない。
５.まとめ
いかがだったろうか。グループディスカッションにおける書記の役割をまとめておく。
《グループディスカッションにおける書記の役割》
文字や図表を使って『議論を可視化』することで議論の前進に貢献する
《書記の役割を果たすためにやるべき３つのこと》
- １． 議論のアウトラインを示す
- →冒頭で洗いだした主論点・副論点を序列化、構造化する
- ２． 議論の小論点と小合意を記録する
- →議論の後半で立ち返えれる様に、議論前半での論点・結論・定義等を記録する
- ３． 議論を構造化し整理し共有する
- →議論停滞の要因や結論の質を高めるための残論点を明らかにするために、論点や主張をMECEに分け、各要素の関係性を可視化する。
繰り返しになるが、書記の役割を担うだけでは評価はされない。書記の役割を通じて議論に貢献してはじめてグループディスカッションにおいては評価される。また、可視化するだけではなく、議論のいち参加者として『自分の意見』を議論に対して発信しなければ書記としての役割は果たしているが、議論の参加者としての役割を果たしていないことになり評価が下がってしまう。
