はじめに
就職活動中に企業へ電話する場面がありますが、いざ電話をかけてみれば緊張して上手く話せない場合があります。
それ以前に電話のかけ方にもマナーやポイントが存在しており、これは就職活動に限った話ではなく、社会人になってからも通ずることです。
そこで今回は、企業に電話をかけるときに意識してほしいポイントや注意点を紹介していきますので、参考にしてみてください。
目次
- 電話をかける最適な時間帯とは？
- 営業時間外の電話は避けるべき
- 電話をかけていい2つの時間帯
- 電話をかける時に気を付けたいポイント
- 自分が何者なのかを名乗る
- 担当者不在の場合は改めてかけ直す
- メモや復唱をするように心がける
- まとめ
電話をかける最適な時間帯とは？
企業に電話をかける際、気になるのは担当者が出てくれるかどうかということですが、実際に採用担当者も様々な業務を抱えながら新卒採用の業務を行っています。
そのため、就活生は企業に電話をかけるタイミングを見計らう必要が出てきます。
電話をかける最適な時間帯があるのか、あるとすればどのタイミングでかけるべきなのかを紹介していきますので、一度目を通してみてください。
営業時間外の電話は避けるべき
仕事が忙しいのであれば、始業前や終業後に電話をかければいいのではないかという考えが浮かんできますが、これはビジネスマナーに反しているためやめましょう。
始業前は営業開始に向けて様々な準備を行っている時間であり、一方で終業後も翌日以降の準備やすでに帰宅している可能性があります。
そういった時間帯に電話をかけることは、かえって採用担当者の仕事を増やしてしまうことになっていますし、非常識だと思われかねません。
また、始業直後の時間帯も慌ただしく動いていることから、電話を避けた方が無難です。
それでは、いつどのタイミングで電話をかけるのが最適なのでしょうか？
電話をかけていい2つの時間帯
一般的な企業であれば、9：00～18：00が勤務時間となっています。
この勤務時間から考えた時に、就活生が電話をかける最適な時間帯というのは
「10：30～12時」と「14～17時」
このの2つになります。
10：30～12時の時間帯であれば朝の準備も終えて業務を行っている時間帯となりますので、就活生にとっては最適な電話のタイミングとなるでしょう。
12時を過ぎるとお昼休憩に入ってしまうため、そのような休憩時間の直前はできれば避けたいところです。
一方で14～17時の時間帯では、同じく業務を行っている時間となっていますが、場合によってはミーティングなどで席を外していることが考えられます。
もし担当者が席を外している場合は改めてかけ直すのがマナーであるため、都合のいい時間帯などを問い合わせたうえで、再度電話を入れるようにしていきましょう。
電話をかける時に気を付けたいポイント
就活生であっても、相手に電話をかける時にはいくつか意識しなければならないポイントがあり、ビジネスシーンでは当たり前のことを行う必要があります。
普段意識していないことを突然やれと言われて難しく感じる人もいるでしょうが、実際にやってみればそこまで難しくありません。
いずれも簡単でありながら、基本的なことでもあるため、ビジネスマナーを意識した電話の応対がしっかりとできるようにしていきましょう。
自分が何者なのかを名乗る
電話をかけるタイミングが決まれば、いよいよ直接話すことになりますが、その際に忘れてはならないのが「自分が何者なのか」を名乗ることです。
初めの間は不慣れでぎこちなく感じるかもしれませんが、意識して名乗ることを実践していけば自然とできるようになります。
また、
相手が電話に出た瞬間に「もしもし…」と切り出すのではなく、必ず「私、○○大学の××××と申します。」と話し始めるようにしてください。
冒頭に「お忙しいところ失礼します」と付け加えればなお良くなり、どういった要件で電話をかけてきたのかを話していきましょう。
担当者不在の場合は改めてかけ直す
相手が電話に出ればどういった要件で電話をかけてきたのかを伝えますが、この際にあまり長く話すのではなく、シンプルに目的を伝えることだけを心がけてください。
「面接の日程の件でお電話いたしましたが、採用担当の○○様はお手すきでしょうか」
このように要件を伝えますが、ミーティング中などの理由で採用担当の方と繋がらない可能性があります。
もし担当者が不在であれば、伝言をお願いするのではなく、必ず電話をかけ直す旨を伝えるようにしてください。
その際に注意しなければならないのが、
担当者がいつ戻ってくるのかを聞き忘れないことで、指定された時間に再度電話を入れるようにすること
です。
中には好意で折り返しの電話をしてくれる場合がありますが、その時は企業からの配慮に甘えてしまいましょう。
その際にも、改めて自分が何者なのか、連絡先の電話番号と要件を伝えておき、担当者からの折り返しの電話を待ちましょう。
メモや復唱をするように心がける
担当者と電話がつながれば、言葉遣いなどを意識しながら話すことになります。
その際のポイントとして、
必ず面接の日程や連絡先といった重要な内容はメモを取るようにすることが挙げられます。
また、話している最中にも重要な内容を復唱して、正しいかどうかをその場で確認するようにしてください。
メモのし忘れや内容を忘れてしまったことで、改めて確認の電話を入れることは相手にとって煩わしいことであり、印象も悪くなってしまいます。
そして電話が終われば、最後にお礼の言葉を添えることも忘れずにしてください。
まとめ
かしこまった内容で話すことは学生生活の中で滅多にあることではないため、企業に電話をかける際は何を話せばいいのかなど、分からないことだらけです。
しかし、ポイントをしっかり押さえるだけで良く、数をこなすことによって自然と電話におけるビジネスマナーを修得することができます。
電話をかける相手は社会人であるビジネスマンであることから、相応のマナーで対応しなければ失礼になることを忘れずに、落ち着いて電話をかけるようにしてください。
