【ミスると落ちる？】就活の返信メールの書き方をパターンごとに解説

目次

1. はじめに
2. 就活の返信メールはどうやって書けばいいの？
3. 就活の返信メールの正しいフォーマットとは？
4. 【パターン別】就活で返信メールを作成するのはどんな時？
5. 就活で「自分から」メールを送る際の書き方は？
6. 【送信前にチェック！】就活の返信メール作成時の3つの注意点
7. 就活の返信メールでよくある質問
8. 就活のメールの返信まとめ

はじめに

就活中、企業からのメールに返信するとき「どう書けばいいんだろう」と手が止まった経験はありませんか？ビジネスメールに慣れていない学生にとって、就活の返信メールは意外とハードルが高いものです。

返信メールのマナーや書き方を間違えると、志望度が低いと思われたり、せっかくの選考機会を逃したりするリスクがあります。

本記事では、就活の返信メールで必ず守るべきマナーから、面接日程調整・お礼・書類提出・内定辞退など、パターン別のテンプレートまで解説します。

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就活の返信メールはどうやって書けばいいの？

就活の返信メールでは、次の3つのマナーを守りましょう。

• 返信メールはタイトル（件名）を変えない（Re:のまま続ける）
• 基本は数時間以内（営業時間内）に返信する
• 要件を過不足なく、簡潔に書く

この3点が守れていないと、採用担当者に「マナーを知らない学生」という印象を与えてしまいます。ここではそれぞれを詳しく解説します。

就活の返信メールのタイトル(件名)の付け方は？

返信メールの件名は、届いたメールの件名を変更せずそのまま返信するのが基本マナーです。

メールの返信ボタンを押すと自動的に「Re: 〇〇について」という形式になります。これをそのまま使いましょう。件名を自分で書き直すと、採用担当者側でメールの流れを追いにくくなり、管理の手間をかけてしまいます。

件名はメールで最初に目に入る場所ですから、不用意に変更して混乱を生まないよう気をつけましょう。

就活の返信メールはいつまでに返信する？

返信はできれば2〜6時間以内、遅くとも当日の営業時間（18時頃）以内に行うのが最低限のマナーです。

特に面接日程の調整メールは、返信が遅いと希望の日程が埋まってしまうことがあります。また、2日以上返信しないと「志望度が低い学生」と見られてしまう可能性もあるため、メールの確認は毎日習慣にしておきましょう。

もし授業やアルバイトで当日中に返信できなかった場合は、翌朝の営業時間開始直後（9〜10時頃）に返信するのがベストです。遅れた場合は冒頭に一言「返信が遅くなり大変申し訳ございません。」と添えましょう。

就活の返信メールの正しいフォーマットとは？

就活の返信メールは、以下のフォーマットを守れば失礼のないメールに仕上がります。

• 宛名
• 挨拶と自己紹介（大学・学部・氏名）
• 要件
• 締めの挨拶
• 署名

以下にフォーマットの基本例を示します。

宛名は「会社名＋部署名＋担当者名＋様」の順に書きます。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と書いて問題ありません。署名には氏名・大学・学部・学年・電話番号・メールアドレスを記載しておくと、採用担当者がスムーズに連絡を取れます。

【パターン別】就活で返信メールを作成するのはどんな時？

就活で返信メールを送る主なパターンは以下の5つです。

• 面接日程調整
• お礼の返信メール
• 書類提出
• 内定辞退のためのメール
• 「確認しました」という連絡

それぞれのパターンで、要件部分の書き方とテンプレートを解説します。

就活の面接日程調整の返信メールには何を書く？

面接日程の調整メールでは、「日程の候補をいただいたお礼」と「選択した日時の明示」を要件として書きます。企業側がスムーズに手続きを進められるよう、日時は明確に1つ記載しましょう。

候補日程がすべて都合が悪い場合は、その旨を丁寧に伝えたうえで「他にご都合のよい日時をご提示いただけますでしょうか」と別の日程を求めることもマナー違反には当たりません。

就活でお礼の返信メールは何を書く？

会社説明会や面接の後に送るお礼メールでは、「参加・訪問したことへの感謝」と「印象に残ったこと・意欲の高まり」を要件として書きます。定型文にならないよう、具体的なエピソードを一言加えると誠意が伝わります。

就活で「書類を提出する」ための返信メールは何を書く？

書類提出の返信メールでは、「提出書類の内容」と「添付形式の明示」を要件として書きます。万が一ファイルに問題があった場合の連絡をお願いする一文も添えると丁寧です。

ファイルはPDF形式に統一するのが基本です。WordやExcelはバージョンによってレイアウトが崩れることがあります。また、ファイル名は「氏名_書類名.pdf」（例：山田太郎_履歴書.pdf）のように、ダウンロードしても一目で差出人と内容がわかるようにしましょう。

「内定辞退」のための返信メールは何を書く？

内定辞退のメールは、相手への感謝と丁寧なお詫びが重要です。理由は簡潔に、ただし誠意が伝わるよう心がけましょう。今回のテンプレートは「最終面接合格と内定の連絡がメールで来て、それに対して辞退の返信メールを書く」という想定です。

内定辞退はメールだけでなく、できれば電話でも一報を入れるとより丁寧ですが、「電話をしなければならない」ということはありません。また、辞退の理由は「他社に入社することに決めた」など正直に伝えても問題ありませんが、具体的な社名を出すことは避けましょう。

「確認しました」という連絡のための返信メールには何を書く？

説明会の案内や選考結果の通知など、内容を確認したことを知らせるだけの返信では、「了承しました」という旨を簡潔に伝えましょう。

確認メールは簡潔で問題ありません。ただし、システムから自動送信されたメール（「このメールに返信しないでください」などの記載があるもの）には返信不要です。

就活で「自分から」メールを送る際の書き方は？

返信ではなく自分からメールを送る場面としては、以下の二つが代表的です。

• OB・OG訪問を人事部に紹介してもらいたい時
• インターンや選考をやむを得ない理由で欠席する時

どちらも丁寧な文面と正確な内容が求められる場面ですから、次の項目でしっかりと確認しましょう。

OB・OG訪問のための依頼メールの書き方

OB・OG訪問の紹介を依頼する場合、訪問の目的・自分がどのような仕事に興味を持っているか・希望する日程の目安を明確に伝えましょう。

現在は「ビズリーチキャンパス」などのサービスにOB訪問の機能を移管している企業もあるため、メールを送る前に一度確認しておくのが良いでしょう。

インターンや選考の欠席連絡メールの書き方

インターンや選考を欠席する場合は、なるべく早く・端的に理由を添え、謝意も伝わるメールで連絡しましょう。

急病など当日の欠席連絡は、メールと同時に電話でも一報を入れると誠意が伝わります。

【送信前にチェック！】就活の返信メール作成時の3つの注意点

就活で返信メールを作成する場合は「内容に失礼はないか」「読みにくい要素はないか」「メールアドレスは適切か」を確認しておきましょう。

1.言葉遣いや送信時間に失礼はないか？

失礼のない返信メールを作るためには、以下のポイントを確認しましょう。

• 「です・ます調」で統一されているか
• 誤字・脱字がないか（特に相手の社名・名前の漢字）
• 深夜・早朝（22時〜7時頃）に送信していないか

失礼なメールはそれだけでマイナスな印象を作り出すため気をつけましょう。就活生が社会人にメールを送る際は「ですます調」が基本です。また、深夜や早朝のメール送信は、相手に「常識がない」という印象を与えることがあります。

時間外に書いたメールは下書き保存しておき翌朝の営業時間開始後に送るか、予約送信機能で朝一番に送信されるように設定しておくのがおすすめです。

2.文字に装飾が付いていないか？

送信前に、以下のポイントを確認して文字が不統一になっていないか確認しましょう。

• 色文字・太文字を使っていないか
• 文字サイズがバラバラになっていないか

就活のメールは装飾なし・シンプルな書式が基本です。複数のサイトからコピペして作成した場合、フォントや文字サイズが混在することがあります。送信前にテキスト形式で全選択＆書式クリアを行う習慣をつけましょう。

3.無難なメールアドレスを使っているか？

就活のメールアドレスはフォーマルなタイミングでも違和感のないものを選んで作成しましょう。就活を始めたての方は、就活専用のGmailアドレスを新規作成しておくと安心です。

就活で使うメールアドレスは、氏名をベースにしたシンプルなものが適切です。ただし、大学のメールアドレス（@ac.jp）でも問題ありませんが、卒業後に使えなくなるため注意が必要です。

また、共有アドレスを使うとプライバシーやセキュリティの問題もあるため、やめましょう。授業の連絡などに混じって大切な連絡を見落とす可能性もあるので、就活専用のGmailアドレスを新規作成しておくと安心です。

就活の返信メールでよくある質問

就活の返信メールに関する、以下のよくある質問に回答します。

質問1:就活でメールの返信が遅れたら落とされる？

返信が遅れただけで落とされることは基本的にはありません。ただし、遅れることでリスクが生じるケースはあります。

面接日程調整のメールであれば、返信が遅い間に希望の日程枠が埋まってしまい、選択肢が狭まることがあります。また、2日以上メールに返信していない状態が続くと、採用担当者に「志望度が低い学生」という印象を与えてしまう恐れもあります。

遅れてしまった場合は言い訳をせず「返信が遅くなり大変申し訳ございません。」の一言を添えて、速やかに返信しましょう。

質問2:返信するべきかどうか迷ったらどこで判断すればいいの？

返信すべき迷った場合は、以下の基準で判断しましょう。

迷った場合は返信しておく方が無難です。「確認いたしました。よろしくお願いいたします。」という短い返信でも、誠意がしっかりと伝わります。

就活のメールの返信まとめ

本記事では、就活生が悩む「返信メールの書き方」をテンプレート付きで詳しく解説しました。

大学生活ではあまり使うことのないメールも、就職活動やその先に待つ社会人生活では頻繁に使用することになります。書き方のマナーを身につけておくといざという時に役に立つので、就活でもメールを忌避することなく、積極的に活用していきましょう！